Świadectwo charakterystyki energetycznej budynku powinno być przechowywane wraz z innymi dokumentami przez cały czas istnienia obiektu. Jeżeli dla budynku jest wymagane prowadzenie książki technicznej obiektu budowlanego, wówczas świadectwo stanowi jej część. W przypadku domów jednorodzinnych, dla których taka książka nie jest wymagana, i samodzielnych lokali mieszkalnych lub użytkowych świadectwa muszą być przechowywane tak, aby można było je udostępnić podmiotom uprawnionym na każde żądanie (na przykład inspektorom nadzoru budowlanego). W budynku o powierzchni użytkowej przekraczającej 1000 m2, który jest zajmowany przez organy administracji publicznej lub w którym są świadczone usługi znacznej liczbie osób, jak: dworce, lotniska, muzea, hale wystawiennicze, świadectwo charakterystyki energetycznej powinno być umieszczone w widocznym miejscu. Powinno być także udostępnione nabywcy prawa do budynku czy lokalu mieszkalnego lub użytkowego objętego obowiązkiem jego uzyskania. Przez „udostępnienie" można rozumieć zarówno przekazanie, jak i okazanie tego dokumentu. Wydaje się jednak, iż ustawodawcy chodziło o wydanie dokumentu nabywcy. Skoro świadectwo jest dokumentem związanym z daną rzeczą (budynkiem), to powinien on być wydany wraz z tą rzeczą osobie, która nabywa jej własność.